[권창근 노무사의 인사이야기25] 종이가 아닌 전자근로계약서를 써도 되나요?

권창근-노무법인 길 공인노무사-재단법인 피플 전문가 자문위원
권창근
-노무법인 길 공인노무사
-재단법인 피플 전문가 자문위원

근로기준법에 따라 사용자는 근로자에게 일정 사항을 서면으로 명시하여 교부할 의무가 있다. ‘서면’이란 종이를 의미하는데, 현대 사회에서 정보통신기술과 그와 관련된 기기들이 발달함에 따라 이제는 근로계약서도 종이가 아닌 전자형태로 작성해도 되는지, 작성한다면 어떻게 해야 하는지 등을 알아 본다.

‘전자근로계약서’란 근로기준법에 따라 근로자가 사용자에게 근로를 제공하고 사용자는 이에 대하여 임금을 지급하기로 하는 ‘근로계약’을 증명하는 출력이 즉시 가능한 전자문서를 의미한다.

따라서, 전자근로계약서를 작성할 때에도 법상 명시하여야 할 사항(임금, 소정근로시간, 주휴일, 연차유급휴가 등)은 반드시 명시하여야 한다.

이렇게 작성된 전자근로계약서는 과연 효력이 있는지와 관련하여 근로기준법은 명시적인 규정을 두고 있지 않다.

「전자문서 및 전자거래 기본법」에서 ‘전자문서’란 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성, 송신, 수신 또는 저장된 정보를 의미하고, ‘전자문서는 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 전자적 형태로 되어 있다는 이유로 문서로서의 효력이 부인되지 아니한다.’고 규정하는 바 전자근로계약서 작성 시 그 효력이 인정된다.

사용자는 전자근로계약서를 작성할 때 근로조건의 합의와 관련된 분쟁을 예방하기 위하여 당사자의 서명을 포함하거나 「전자서명법」에 의한 전자서명을 실시하여야 한다.

특히, 근로자와 사용자의 서명이 완료된 경우에는 어느 일방이 임의로 수정할 수 있다면 전자근로계약의 신뢰성을 담보하기 어렵기 때문에 ‘읽기전용문서’로 저장하는 것이 바람직하다.

마지막으로 전자근로계약서는 ‘종이’로 출력하여 근로자에게 1부를 전달하거나 ‘근로자가 전자근로계약서를 수령할 수 있는 이메일 등 각종 적절한 방법을 이용하여 근로자에게 전송’하여야 근로기준법상 교부의무 위반문제를 해결할 수 있다.

주의하여야 할 점은 연령대가 높은 근로자의 경우 전자문서보다는 종이를 선호하기 때문에 근로자가 동의하지 않는다면 사용자는 근로계약서를 반드시 서면으로 교부하여야 하고 전자문서형태를 일방적으로 강요할 수 없다.